CLAUSES

1.- OBJET DU CONTRAT ET CHAMP TERRITORIAL

1.1 Le présent Contrat a pour objet d’établir les conditions selon lesquelles WELCOMENEXT fournira au CLIENT les services suivants :

• Mise en place, sur les serveurs cloud de WELCOMENEXT, d’une instance de la plateforme technologique scormPROXY, propriété de WELCOMENEXT, destinée à être utilisée par le CLIENT.
• Service de support technique et de maintenance de la plateforme technologique scormPROXY, conformément aux termes et conditions définis dans le présent Contrat.

1.2 Le champ territorial du présent Contrat est international.

1.3 Définitions

Aux fins du présent Contrat, les termes commençant par une majuscule auront les significations suivantes (sauf indication contraire) :

• « Disponibilité » désigne le pourcentage du temps total pendant lequel le Service scormPROXY est disponible pour le Client, mesuré sur une base mensuelle, à l’exclusion (i) des Fenêtres de Maintenance planifiées, (ii) des cas de Force Majeure et (iii) des opérations de maintenance d’urgence nécessaires pour préserver la sécurité ou les performances du Service.
• « Informations Confidentielles » désigne toute information non publique, sous quelque forme que ce soit, communiquée par une partie (la « Partie Divulgatrice ») à l’autre (la « Partie Réceptrice »), qui est identifiée comme confidentielle ou qui devrait raisonnablement être considérée comme telle compte tenu de sa nature ou des circonstances de sa divulgation, y compris notamment les informations commerciales, financières, techniques, opérationnelles et relatives aux clients.
• « Violation de Données » désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à Caractère Personnel ou l’accès non autorisé à de telles données traitées par WELCOMENEXT au titre du présent Contrat.
• « Force Majeure » désigne toute cause échappant au contrôle raisonnable d’une partie, pouvant notamment inclure les catastrophes naturelles, incendies, pandémies, mesures gouvernementales et perturbations d’Internet échappant au contrôle raisonnable de WELCOMENEXT.
• « Fenêtre de Maintenance » désigne la période programmée par WELCOMENEXT pour effectuer des opérations de maintenance, des améliorations ou des mises à jour du Service scormPROXY.
• « Données à Caractère Personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable et bénéficiant d’une protection au titre de la législation applicable en matière de protection des données.
• « SLA » ou « Accord de Niveau de Service » désigne les engagements spécifiques pris par WELCOMENEXT concernant les délais de réponse du support, la Disponibilité et les délais de résolution, tels que décrits plus en détail à la Clause 8 du présent Contrat.

2.- PÉRIODE D’ESSAI

2.1 WELCOMENEXT ne commencera à facturer le CLIENT pour le service scormPROXY que lorsque le CLIENT dépassera 10 licences activées au cours d’un mois ou 10 utilisateurs connectés au cours d’un mois (cette promotion est limitée à une durée maximale de 4 mois à compter de la date de signature).

3.- DURÉE DU CONTRAT

3.1 Le présent Contrat prendra effet à la date de sa signature et sa durée initiale s’étendra de cette date jusqu’à la fin du mois civil suivant.

3.2 À l’arrivée de son échéance, le Contrat sera automatiquement renouvelé pour des périodes successives d’un (1) mois, sauf accord des deux parties pour modifier la durée des renouvellements.

3.3 Si le CLIENT ne souhaite pas renouveler le présent Contrat, il devra en informer WELCOMENEXT par écrit au moins 15 jours avant l’expiration du Contrat.

3.4 En tout état de cause, WELCOMENEXT ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant de l’interruption du service ou de l’absence de maintenance après la résiliation du Contrat.

4.- POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

Les parties, conformément à la législation en vigueur relative à la protection des Données à Caractère Personnel et à l’article 28 du RGPD, conviennent de ce qui suit :

4.1 Pour la fourniture des Services, WELCOMENEXT peut traiter des Données à Caractère Personnel relatives aux employés, représentants et utilisateurs autorisés du CLIENT, ainsi qu’aux utilisateurs finaux/apprenants du CLIENT et des clients du CLIENT.

Ces Données à Caractère Personnel peuvent inclure des données d’identification des utilisateurs administrateurs, noms d’utilisateur/identifiants utilisateur, noms complets des utilisateurs, adresses électroniques facultatives, données techniques d’accès et de journalisation (notamment adresse IP, horodatage et informations sur le navigateur), données d’activité d’apprentissage et de suivi des cours, notamment statut d’achèvement, progression, scores et informations de suivi SCORM/xAPI, données d’identification commerciale des clients du Client et données transmises par les utilisateurs finaux via la plateforme (p. ex. demandes de support, enquêtes de satisfaction et messages).

Le traitement peut comprendre la réception, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, la récupération, la consultation, la transmission, le suivi de l’activité d’apprentissage, la génération de rapports, la suppression et d’autres opérations nécessaires à la fourniture, à la maintenance et au support du Service scormPROXY.

WELCOMENEXT ne traite pas intentionnellement de catégories particulières de Données à Caractère Personnel au sens de l’article 9, paragraphe 1, du RGPD dans le cadre des Services.

WELCOMENEXT n’intègre pas dans les fichiers de cours ou autres actifs de contenu des données de compte des apprenants, des données de suivi de l’apprentissage, des adresses électroniques, des adresses IP ou d’autres Données à Caractère Personnel générées par la plateforme. Toutefois, les contenus et actifs téléversés par le CLIENT peuvent eux-mêmes contenir des Données à Caractère Personnel si le CLIENT choisit d’y inclure de telles informations.

4.2 WELCOMENEXT, agissant en qualité de sous-traitant ou, le cas échéant, d’autre sous-traitant engagé conformément à l’article 28, paragraphe 4, du RGPD, déclare et garantit au CLIENT ce qui suit :

1. Elle dispose de capacités techniques suffisantes pour satisfaire aux obligations du Contrat dans le plein respect de la législation relative à la protection des données à caractère personnel et s’engage, dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services, à respecter les exigences du RGPD.
2. Elle préservera le secret et la confidentialité des Données à Caractère Personnel traitées dans le cadre des Services auxquelles elle a accès.
3. Elle traitera les données à caractère personnel auxquelles elle a accès exclusivement pour le compte du CLIENT et, en tout état de cause, conformément aux instructions données par le CLIENT. De même, elle n’utilisera ces données que pour la fourniture des Services et ne pourra donc les utiliser ou les traiter au-delà de cette finalité, sauf si WELCOMENEXT est tenue de traiter ces Données à Caractère Personnel en vertu du droit de l’Union ou du droit d’un État membre. Dans ce cas, WELCOMENEXT informera le CLIENT de cette obligation légale avant le traitement, sauf si la loi interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
4. Elle ne communiquera à aucun tiers, même à des fins de conservation, les données auxquelles elle a accès dans le cadre de la fourniture des Services, ni les développements, évaluations ou processus similaires effectués avec ces données, et ne dupliquera ni ne reproduira tout ou partie des informations, résultats ou relations relatifs à ces données, sauf au profit de sous-traitants ultérieurs engagés conformément au présent Contrat ou lorsque la loi l’exige.
5. Les Données à Caractère Personnel au niveau applicatif traitées par scormPROXY, y compris les données de compte des apprenants et les données de suivi de l’apprentissage, ainsi que les sauvegardes de la base de données, sont hébergées au sein de l’Union européenne, dans la région de Francfort. Les contenus et actifs téléversés par le CLIENT peuvent être stockés et servis au moyen d’une infrastructure de diffusion de contenu située en Allemagne, aux États-Unis, au Brésil et à Singapour. WELCOMENEXT n’intègre pas dans ces fichiers de contenu des données de compte des apprenants, de suivi, d’adresse électronique ou d’adresse IP générées par la plateforme. Toutefois, lorsque le CLIENT inclut lui-même des Données à Caractère Personnel dans un cours, un PDF, une vidéo ou tout autre actif téléversé, ces Données à Caractère Personnel peuvent, par conséquent, être stockées et distribuées via cette infrastructure de diffusion de contenu. Le CLIENT est responsable de s’assurer que toute Donnée à Caractère Personnel intentionnellement incluse dans les contenus téléversés est traitée et distribuée licitement. Tout transfert international qui en résulte sera soumis à la Clause 4.2(xx).Le CLIENT ne doit pas inclure intentionnellement dans des contenus ou actifs téléversés des catégories particulières de Données à Caractère Personnel au sens de l’article 9, paragraphe 1, du RGPD, sauf accord écrit exprès avec WELCOMENEXT et mise en place de garanties appropriées.
6. Elle fournira au CLIENT les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et aux fins des audits ou inspections réalisés par le CLIENT ou par un auditeur agissant pour son compte.
7. WELCOMENEXT a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) et communiquera au CLIENT les coordonnées correspondantes. Pour toute question relative à la protection des données ou à la vie privée, le DPO peut être contacté à l’adresse pr********@*********xt.com, qui est activement surveillée et gérée à cette fin.
8. Elle garantira que les personnes autorisées à traiter des données à caractère personnel s’engagent, expressément et par écrit, à respecter la confidentialité et les mesures de sécurité correspondantes, dont elles seront dûment informées. À cette fin, WELCOMENEXT tiendra à la disposition du CLIENT tous les documents attestant du respect de l’obligation prévue au présent paragraphe.
9. Elle garantira la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel des personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dont elle est responsable.
10. Elle assistera le CLIENT dans la réalisation d’analyses d’impact relatives aux données à caractère personnel auxquelles l’accès est fourni, lorsque cela est approprié et demandé par le CLIENT.
11. Elle assistera le CLIENT dans les consultations préalables avec l’autorité de contrôle, le cas échéant.
12. Si WELCOMENEXT considère que l’exécution d’une instruction particulière donnée par le CLIENT est susceptible d’entraîner une violation du RGPD ou de toute autre réglementation applicable le modifiant ou le complétant, WELCOMENEXT doit immédiatement en informer le CLIENT et lui demander de retirer, modifier ou confirmer cette instruction. WELCOMENEXT peut suspendre l’exécution de l’instruction concernée dans l’attente de la décision du CLIENT quant à son retrait, sa modification ou sa confirmation.
13. À la fin des Services, WELCOMENEXT assurera la restitution ou la suppression des Données à Caractère Personnel conformément à la Clause 4.7.5.
14. Elle mettra en œuvre des mécanismes visant à : (i) garantir en permanence la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ; (ii) rétablir rapidement la disponibilité et l’accès aux données en cas d’incident physique ou technique ; (iii) vérifier, évaluer et apprécier en permanence l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour assurer la sécurité du traitement ; et (iv) pseudonymiser et chiffrer les données, le cas échéant.
15. En sa qualité de sous-traitant, elle notifiera au CLIENT, sans retard injustifié, par courrier électronique à l’adresse ___________________, après que WELCOMENEXT a pris connaissance d’une violation de la protection des données, de tout traitement illicite ou non autorisé, de toute perte, destruction ou détérioration de données à caractère personnel relevant de la responsabilité de WELCOMENEXT (causée par WELCOMENEXT, son personnel, ses agents ou ses sous-traitants) et de tout incident pouvant être considéré comme une violation de la sécurité des données, accompagnée de toutes les informations pertinentes pour documenter et communiquer l’incident aux autorités ou aux personnes concernées. Dans ce cadre, si elles sont disponibles, au moins les informations suivantes seront fournies :
    • Description de la nature de la violation de la sécurité des données, y compris, dans la mesure du possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, ainsi que les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
    • Nom et coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations détaillées peuvent être obtenues ;
    • Description des conséquences possibles de la violation de la sécurité des données ; et
    • Description des mesures prises ou proposées pour remédier à la violation de la sécurité des données, y compris, le cas échéant, des mesures prises pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

    En outre, WELCOMENEXT ouvrira immédiatement une enquête complète sur les circonstances associées à cet incident et transmettra au CLIENT son rapport ou ses observations à ce sujet. Elle coopérera pleinement à toute enquête menée par le CLIENT et lui fournira l’assistance nécessaire pour enquêter sur l’incident.

    De même, elle assistera le CLIENT, en cas de violation de la sécurité des données à caractère personnel, afin de garantir le respect des obligations de notification d’une violation de données à caractère personnel prévues par le RGPD (notamment ses articles 33 et 34) et toute autre réglementation applicable le modifiant, le complétant ou susceptible d’être adoptée à l’avenir.

16. Elle assistera le CLIENT, à sa demande et sur simple requête, en lui fournissant toute information ou tout document nécessaire pour répondre correctement à l’exercice des droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement ou de portabilité des données exercés par les personnes concernées, dans des délais raisonnables et, en tout état de cause, suffisamment à l’avance pour permettre au CLIENT de respecter les délais légalement prévus pour répondre à ces droits.
17. Lorsqu’elle reçoit directement d’une personne concernée, titulaire des données traitées, une demande d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement ou de portabilité, elle s’engage à transmettre immédiatement cette demande au CLIENT afin qu’elle puisse être traitée dans les délais légalement prévus.
18. WELCOMENEXT est autorisée de manière générale par le CLIENT à recourir à des sous-traitants ultérieurs lorsque cela est nécessaire à la fourniture des Services. WELCOMENEXT informera par écrit le CLIENT de tout ajout ou remplacement envisagé d’un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours à l’avance, laissant ainsi au CLIENT un délai suffisant pour s’opposer à ces modifications avant le recours au sous-traitant ultérieur concerné.

    Le sous-traitant ultérieur sera également soumis aux obligations imposées à WELCOMENEXT au titre du présent Contrat et aux instructions données à tout moment par le CLIENT. À cet égard, WELCOMENEXT devra formaliser le sous-traitement et les obligations du sous-traitant ultérieur dans un Contrat signé par WELCOMENEXT et le sous-traitant ultérieur répondant aux exigences formelles de la présente clause. En cas de manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations en matière de protection des données, WELCOMENEXT assumera la responsabilité envers le CLIENT de ces manquements comme s’ils avaient été commis par WELCOMENEXT.

    Les sous-traitants ultérieurs actuellement engagés par WELCOMENEXT dans le cadre des Services sont : Oracle Cloud Infrastructure, qui fournit l’hébergement cloud, l’hébergement de contenus statiques et OCI Email Delivery ; BroadPin (anciennement Quistor), qui fournit le support d’infrastructure et l’administration d’Oracle Cloud ; et Cloudflare, qui fournit des services de routage géographique du trafic, CDN, mise en cache et diffusion de contenu.

    Oracle et BroadPin ne reçoivent aucun identifiant d’accès au niveau applicatif ou de la base de données et ne disposent d’aucun accès logique direct à la base de données de l’application scormPROXY. Cloudflare traite les adresses IP, les métadonnées techniques de requête/trafic et, le cas échéant, les contenus fournis par le CLIENT à des fins de routage géographique, de mise en cache et de diffusion, mais ne dispose d’aucun accès logique direct à la base de données de l’application scormPROXY.

19. Elle tiendra un registre écrit de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées conformément au présent Contrat, contenant :
    • Le nom et les coordonnées de WELCOMENEXT et, le cas échéant, du représentant du CLIENT ou du représentant de WELCOMENEXT, ainsi que du délégué à la protection des données ;
    • Les catégories de traitements effectués conformément au Contrat ; et
    • Le cas échéant, les détails des transferts vers des pays tiers ou des organisations internationales ainsi que la documentation relative aux garanties applicables.
20. Les Données à Caractère Personnel au niveau applicatif stockées dans la base de données de l’application scormPROXY et ses sauvegardes sont hébergées au sein de l’UE/EEE. Certaines Données à Caractère Personnel limitées peuvent être traitées en dehors de l’UE/EEE par des sous-traitants ultérieurs autorisés ou via l’infrastructure de diffusion de contenu décrite dans le présent Contrat. Tout transfert international de ce type aura lieu uniquement conformément au chapitre V du RGPD et, lorsque cela est requis, aux instructions documentées du CLIENT. Lorsque le UK GDPR s’applique au traitement, les références faites dans le présent DPA à la législation applicable en matière de protection des données incluent le UK GDPR et le UK Data Protection Act 2018. Tout transfert restreint soumis au UK GDPR sera effectué conformément aux exigences applicables du Royaume-Uni en matière de transferts internationaux et, lorsque cela est requis, au moyen d’un mécanisme juridique approprié, pouvant inclure le UK International Data Transfer Agreement (IDTA) ou le UK International Data Transfer Addendum, selon le cas.
21. Elle disposera d’une description générale des mesures techniques et organisationnelles de sécurité portant sur : (i) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel, le cas échéant ; (ii) la capacité à garantir en permanence la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ; (iii) la capacité à rétablir rapidement la disponibilité et l’accès aux données à caractère personnel en cas d’incident physique ou technique ; et (iv) le processus de vérification, d’évaluation et d’appréciation continues de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour assurer la sécurité du traitement.

    En outre, WELCOMENEXT s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles de sécurité applicables conformément au RGPD (notamment celles prévues à l’article 32) et à toute autre réglementation applicable le modifiant, le complétant ou le remplaçant. Dans le contexte particulier de la présente relation, à la suite de l’analyse de risques pertinente, les deux parties ont convenu que les mesures de sécurité spécifiques que WELCOMENEXT doit mettre en œuvre concernant les données traitées au titre du présent Contrat sont celles visées à la clause 4.6 ci-dessous.

    Ces mesures de sécurité, ainsi que toute autre mesure susceptible d’être mise en œuvre, pourront être modifiées à la demande du CLIENT afin de les adapter aux évolutions réglementaires ou aux variations du type de données à caractère personnel auxquelles WELCOMENEXT devra avoir accès.

22. Lorsque WELCOMENEXT reçoit une demande juridiquement contraignante émanant d’une autorité publique, d’un tribunal ou d’un organisme de réglementation exigeant la divulgation de Données à Caractère Personnel traitées pour le compte du CLIENT, WELCOMENEXT, lorsque la loi l’autorise et que cela est raisonnablement possible, en informera le CLIENT avant la divulgation ou, à défaut, dès que la loi le permettra. WELCOMENEXT examinera la validité et la portée de la demande avec son Délégué à la Protection des Données et, le cas échéant, avec un conseil juridique, et ne divulguera que les Données à Caractère Personnel qu’elle est légalement tenue de divulguer.

4.3 Conformément à la législation en matière de protection des données, WELCOMENEXT sera considérée comme responsable du traitement si elle utilise les données à une autre fin, les divulgue ou les utilise en violation des stipulations du présent Contrat, et répondra des violations qu’elle aura personnellement causées.

4.4 Conformément à la réglementation applicable en matière de Protection des Données à Caractère Personnel, le CLIENT et WELCOMENEXT informent les signataires agissant au nom et pour le compte de chacune des parties au présent Contrat (les « Représentants ») que les données à caractère personnel figurant dans le présent Contrat et celles découlant de la relation seront traitées par chacune des parties en qualité de responsables du traitement, sur la base des intérêts légitimes de chaque partie à maintenir, exécuter, développer, contrôler et mettre en œuvre les dispositions du présent Contrat.

À toutes fins utiles, les parties informent les Représentants que leurs données ne seront pas divulguées à des tiers, sauf dans les cas prévus par la loi, et que l’accès à ces données sera uniquement accordé aux prestataires de services des parties dans les domaines des systèmes, de la technologie et de la gestion administrative.

Si les Représentants souhaitent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et, lorsque cela est possible, d’opposition, ils peuvent le faire par demande écrite adressée aux adresses indiquées dans l’en-tête du Contrat ou aux adresses suivantes, accompagnée d’une copie d’un document d’identité :

• Délégué à la Protection des Données du CLIENT : ________________________
• Délégué à la Protection des Données de WELCOMENEXT : pr********@*********xt.com

Ils peuvent également s’adresser à l’Agence espagnole de protection des données afin de faire valoir leurs droits.

4.5 POLITIQUE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Pendant la durée du Contrat, WELCOMENEXT conservera les Données à Caractère Personnel traitées pour le compte du CLIENT, sauf instruction contraire du CLIENT. Le CLIENT peut supprimer les données des utilisateurs à tout moment au moyen des fonctionnalités disponibles dans scormPROXY.

La période standard de conservation automatique des données des utilisateurs inactifs est actuellement de trois (3) ans. Cette période de conservation automatique n’est pas configurable individuellement pour chaque CLIENT et ne dépassera en aucun cas cinq (5) années d’inactivité. La période de cinq ans constitue donc une durée maximale de conservation et n’empêche pas le CLIENT de supprimer plus tôt les données des utilisateurs.

À la fin du Contrat, les Données à Caractère Personnel seront traitées conformément à la Clause 4.7.5. Les sauvegardes de la base de données seront conservées pendant un maximum de 30 jours supplémentaires avant d’être détruites de manière irréversible.

4.6 MESURES DE SÉCURITÉ

Le présent article définit les mesures de sécurité applicables aux systèmes d’information et de données à caractère personnel utilisés lors de la fourniture du service scormPROXY au CLIENT.

Aux fins des Données à Caractère Personnel traitées via scormPROXY, le CLIENT peut agir en qualité de Responsable du traitement ou de Sous-traitant selon l’activité de traitement concernée.

Lorsque le CLIENT agit en qualité de Responsable du traitement, WELCOMENEXT agit en qualité de Sous-traitant.

Lorsque le CLIENT agit en qualité de Sous-traitant pour le compte d’un Responsable du traitement tiers, WELCOMENEXT agit en qualité d’autre sous-traitant engagé par le CLIENT conformément à l’article 28, paragraphe 4, du RGPD.

Lorsque le CLIENT agit en qualité de Sous-traitant, il est responsable de s’assurer que les termes du présent Contrat sont suffisants pour satisfaire à ses obligations envers le Responsable du traitement tiers concerné. Toute obligation supplémentaire résultant d’un accord entre le CLIENT et un Responsable du traitement tiers ne liera WELCOMENEXT que si WELCOMENEXT l’a expressément acceptée par écrit.

Dans tous les cas, WELCOMENEXT traitera les Données à Caractère Personnel uniquement aux fins de la fourniture des Services et conformément aux instructions documentées du CLIENT, sous réserve du droit applicable.

Le CLIENT est seul responsable de déterminer la base juridique et la qualité en vertu desquelles il traite les Données à Caractère Personnel via le Service et, lorsqu’il agit en qualité de Sous-traitant, d’obtenir toutes les instructions ou autorisations requises du Responsable du traitement concerné. WELCOMENEXT n’est pas tenue de vérifier la relation contractuelle ou juridique entre le CLIENT et un tiers. Dans le cadre de ses opérations de maintenance, WELCOMENEXT limitera son accès aux données à caractère personnel à ce qui est nécessaire à l’exécution du Contrat et respectera strictement la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel.

WELCOMENEXT peut recourir aux sous-traitants ultérieurs d’infrastructure, de diffusion de contenu, de livraison d’e-mails et de support identifiés à la Clause 4.2(xviii), sous réserve des conditions prévues dans ladite Clause.

Fonctions et responsabilités du personnel de WELCOMENEXT

L’accès au système scormPROXY est accordé au personnel autorisé de WELCOMENEXT, notamment aux analystes, programmeurs et techniciens systèmes, afin d’effectuer les tâches suivantes :

• Gestion des incidents
• Maintenance des systèmes matériels et logiciels
• Exécution d’opérations liées à la sécurité
• Sauvegardes du système et des données
• Préparation à la mise en production et déploiement du code
• Tâches de développement et de test

Ces activités sont réalisées sans accès habituel aux données à caractère personnel. Toutefois, afin de fournir un support client efficace et de résoudre des incidents précis ou des questions d’utilisation, le personnel de support autorisé peut accéder au compte du CLIENT et consulter des données à caractère personnel de manière occasionnelle et limitée, strictement dans le but d’assister le CLIENT. Cet accès est contrôlé, journalisé et effectué conformément aux politiques applicables en matière de protection des données.

Sauvegardes

Des sauvegardes quotidiennes de l’ensemble du système scormPROXY utilisé par le CLIENT ainsi que de sa configuration spécifique seront réalisées. Elles comprendront également des copies de toutes les informations stockées dans le système (bases de données, documents, etc.).

Les fichiers de sauvegarde seront transférés via un réseau de communication utilisant des mesures de sécurité et des protocoles sécurisés.

Les fichiers de sauvegarde seront générés chaque jour à ZÉRO HEURE (00:00) et à CINQ HEURES (05:00) du matin, période durant laquelle le service pourra fonctionner en dessous de son niveau normal.

WELCOMENEXT conservera les sauvegardes quotidiennes pendant une durée maximale de 30 jours.

4.7 ENGAGEMENTS SUPPLÉMENTAIRES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES ET DE SÉCURITÉ

4.7.1. Traitement sécurisé : WELCOMENEXT mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles conformes aux normes du secteur afin de protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction, la perte ou l’altération accidentelle ou illicite, la divulgation ou l’accès non autorisé et toute autre forme illicite de Traitement.

4.7.2. Minimisation des données : scormPROXY applique les principes de minimisation des données et ne traite que les Données à Caractère Personnel nécessaires à la fourniture des Services, qui peuvent comprendre les catégories décrites à la Clause 4.1. À la demande du CLIENT, scormPROXY peut mettre en œuvre des mesures visant à anonymiser ou pseudonymiser les données d’identification des apprenants (p. ex. identifiant de l’apprenant et nom complet de l’apprenant), le cas échéant.

4.7.3. Notification des Violations de Données : Si WELCOMENEXT confirme une Violation de Données concernant les Données à Caractère Personnel du CLIENT, WELCOMENEXT notifiera le CLIENT sans retard injustifié après avoir pris connaissance de la Violation de Données à Caractère Personnel et fournira suffisamment de détails sur la nature et l’étendue de l’incident ainsi que sur les mesures prises pour en atténuer les conséquences.

4.7.4. Respect des lois applicables : Les deux Parties respecteront l’ensemble des lois applicables en matière de protection des données et de vie privée, y compris le RGPD de l’UE et le UK GDPR lorsqu’ils sont applicables, le UK Data Protection Act 2018 et toute autre législation locale applicable en matière de protection des données.

4.7.5. Restitution ou suppression des données : En concluant le présent Contrat, le CLIENT donne instruction à WELCOMENEXT de supprimer de manière sécurisée les Données à Caractère Personnel traitées dans le cadre des Services à la fin du Contrat.

Avant la fin du Contrat, le CLIENT peut récupérer les informations disponibles au moyen des fonctionnalités d’exportation et de reporting fournies par scormPROXY, y compris les données de suivi des utilisateurs, les rapports de licences activées, les réponses aux enquêtes des apprenants, les listes d’utilisateurs actifs/connectés et les journaux d’événements scormPROXY.

Le CLIENT peut modifier l’instruction ci-dessus et demander la restitution des Données à Caractère Personnel au lieu de leur suppression en informant WELCOMENEXT par écrit avant la fin des Services. Dans ce cas, les Parties conviendront d’un moyen électronique raisonnable pour restituer les Données à Caractère Personnel pertinentes traitées pour le compte du CLIENT qui ne sont pas autrement disponibles via les fonctionnalités d’exportation du Service.

Après l’achèvement du processus applicable de suppression ou de restitution, WELCOMENEXT supprimera de manière sécurisée le compte du CLIENT et sa base de données dédiée, sauf si le droit de l’Union ou d’un État membre impose une conservation supplémentaire. Les sauvegardes seront automatiquement supprimées dans un délai maximal de 30 jours.

4.7.6. Audits de sécurité : WELCOMENEXT mettra à la disposition du CLIENT, sur demande écrite raisonnable, les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations applicables en matière de protection des données.

Lorsque le périmètre demandé est suffisamment couvert par une certification indépendante, un rapport d’audit ou toute autre assurance d’un tiers dont dispose WELCOMENEXT, cette documentation pourra être fournie comme preuve de conformité à la place d’un audit portant sur les mêmes contrôles.

Lorsque ces informations ne sont pas raisonnablement suffisantes, le CLIENT peut demander un audit des activités pertinentes de traitement des Données à Caractère Personnel, sous réserve d’un préavis raisonnable, d’obligations de confidentialité appropriées, d’un périmètre convenu et de mesures raisonnables visant à éviter toute perturbation des opérations de WELCOMENEXT et à protéger la sécurité et la confidentialité de WELCOMENEXT et de ses autres clients.

Tout audit sera limité aux activités de traitement pertinentes pour les Données à Caractère Personnel du CLIENT.

Les tests d’intrusion, analyses de vulnérabilité, examens du code source, tests de réseau ou d’infrastructure ou autres tests techniques intrusifs ne feront pas partie d’un audit et ne pourront être réalisés qu’avec l’autorisation écrite préalable de WELCOMENEXT.

Sauf si le droit applicable, une autorité de contrôle compétente ou des indices raisonnables de non-conformité l’exigent, les audits ne pourront pas être demandés plus d’une fois par période de douze mois.

Aucune disposition de la présente clause n’accorde au CLIENT un droit d’accès physique aux installations ou infrastructures exploitées par les fournisseurs d’infrastructure ou de sous-traitement de WELCOMENEXT.

5.- SUPPORT TECHNIQUE

5.1 WELCOMENEXT fournit un support technique par e-mail à su*****@*********xt.com et par téléphone pour les incidents majeurs. Ce support sera disponible pour le CLIENT pendant toute la durée du Contrat. Le CLIENT peut désigner une personne comme point de contact afin de signaler à WELCOMENEXT les problèmes techniques.

6.- TARIFS ET MODALITÉS DE PAIEMENT

6.1 Les tarifs officiels du service scormPROXY sont ceux indiqués sur le site web de scormPROXY :
https://welcomenext.com/scormproxy/fr/tarifs-scorm-cloud/

6.2 Le CLIENT peut choisir parmi les modèles tarifaires disponibles lors de la souscription du service et peut également modifier le plan tarifaire choisi une fois par an. À cette fin, le premier jour ouvrable de chaque mois, WELCOMENEXT établira un rapport indiquant le nombre d’utilisateurs actifs ou le nombre de nouvelles activations de licences pour le mois précédent. Elle émettra également une facture correspondant au montant dû selon le barème tarifaire applicable.

6.3 Le montant de cette facture pourra être réglé par virement bancaire ou carte de crédit dans un délai maximal de 15 jours à compter de son émission.

7.- CONDITIONS DE RÉSILIATION ANTICIPÉE

7.1 WELCOMENEXT peut résilier le présent Contrat si une (1) facture mensuelle, ou tout autre montant dû par le CLIENT, n’est pas payé. Pour ce faire, elle doit demander expressément au CLIENT d’effectuer le paiement et lui accorder au moins 5 jours calendaires pour le faire.

7.2 Le CLIENT peut, sur demande, résilier le présent Contrat si WELCOMENEXT ne respecte pas les services convenus et si ce manquement n’a pas été corrigé dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la demande. La résiliation peut également intervenir si, à la suite d’une modification réglementaire, il est établi qu’il est impossible de poursuivre la fourniture des services contractés.

7.3 En cas de détection d’un comportement fautif ou d’une activité illicite, WELCOMENEXT se réserve le droit de suspendre ou de cesser les services contractés sans préavis. Les activités illicites ou comportements fautifs du CLIENT pouvant entraîner la suspension ou la cessation des services contractés sont notamment les suivants :

1. La plateforme scormPROXY ne peut être modifiée, adaptée ou piratée, ni donner faussement l’impression qu’un autre site web lui est associé.
2. Il est interdit de créer des sessions ou d’envoyer des messages privés dans le but de perturber ou d’entraver le fonctionnement du système.
3. La plateforme ne peut être utilisée pour transmettre, installer ou publier tout type de virus, code malveillant ou autre fichier ou programme susceptible de nuire au fonctionnement du service et de la plateforme.
4. S’inscrire sur la Plateforme sous une fausse identité, usurper l’identité de tiers ou accomplir toute autre action susceptible d’induire les autres utilisateurs du système en erreur.
5. Utiliser la Plateforme afin d’obtenir des informations sur un autre utilisateur.
6. Contourner ou tenter de contourner les mesures de sécurité ou d’authentification de la Plateforme ou de tout système qui y est connecté, ou toute mesure de sécurité intégrée aux contenus de la Plateforme.
7. Téléverser du contenu si l’on n’en est pas le titulaire désigné ou si l’on ne dispose pas de l’autorisation nécessaire.
8. Utiliser la Plateforme de manière illicite, contraire à la bonne foi, aux bonnes mœurs ou à l’ordre public.
9. Entraver le déroulement normal des processus réalisés sur la Plateforme.
10. Toute autre activité ou conduite susceptible de nuire au fonctionnement du système.

7.4 Résiliation pour manquement : Si l’une des parties commet un manquement substantiel au présent Contrat et ne remédie pas à ce manquement dans les quinze (15) jours suivant la réception d’une notification écrite décrivant précisément le manquement, la partie non défaillante pourra résilier immédiatement le présent Contrat par notification écrite.

7.5 Dans l’hypothèse où WELCOMENEXT annulerait le service fourni sans que le CLIENT ait contrevenu à l’une quelconque des dispositions des présentes, WELCOMENEXT en informera le CLIENT au moins deux (2) mois à l’avance. À défaut, WELCOMENEXT remboursera au CLIENT tous les montants facturés au CLIENT au cours des deux (2) mois précédents.

7.6 En tout état de cause, WELCOMENEXT ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant de l’interruption du service après la résiliation du Contrat.

8.- GARANTIE DU SERVICE FOURNI (SLA)

8.1 Disponibilité du Service
WELCOMENEXT garantit une disponibilité mensuelle de 99,9 % de la plateforme scormPROXY, mesurée sur chaque mois civil. Cela correspond à une durée maximale d’indisponibilité autorisée d’environ 44 minutes par mois.

Si l’indisponibilité cumulée au cours d’un mois civil dépasse ce seuil, WELCOMENEXT appliquera un crédit de service proportionnel sur la prochaine facture du CLIENT, en fonction de la durée de l’indisponibilité excédentaire.

Ce crédit de service constitue le seul et unique recours du CLIENT en cas de non-respect de la garantie de disponibilité.

Mesure : La Disponibilité est mesurée 24 h/24, 7 j/7 et calculée par mois civil.

Exclusions : La Disponibilité Cible exclut toute indisponibilité due à (i) des Fenêtres de Maintenance programmées annoncées au moins 24 heures à l’avance, (ii) une maintenance d’urgence nécessaire pour protéger la sécurité ou la stabilité de scormPROXY, (iii) des pannes ou perturbations causées par le Client ou (iv) des cas de Force Majeure.

Rapports : WELCOMENEXT conservera des enregistrements de la disponibilité du système et fournira, à la demande écrite du Client, des rapports mensuels concernant toute interruption.

8.2 Délais de réponse et de résolution des incidents
WELCOMENEXT traitera les incidents signalés par le Client conformément aux niveaux de gravité ci-dessous :

8.3 Recours
Si WELCOMENEXT ne respecte pas la Disponibilité Cible pendant deux (2) mois consécutifs et que ce manquement est exclusivement imputable à WELCOMENEXT, le Client peut demander des crédits de service pouvant aller jusqu’à 10 % des frais du mois concerné. Les crédits de service constituent le seul et unique recours financier pour les réclamations établies relatives à l’indisponibilité au titre de la présente Clause 8.

8.4 Maintenance programmée
WELCOMENEXT donnera un préavis d’au moins 24 heures avant toute indisponibilité programmée. Dans la mesure du possible, ces opérations de maintenance seront effectuées pendant des périodes de faible trafic afin de minimiser l’impact sur le Client.

8.5 Canaux de contact
Le Client peut signaler les incidents via l’adresse e-mail de support désignée [su*****@*********xt.com] ou par téléphone.

8.6 Exclusion de garantie
Sous réserve des dispositions de la présente Clause 8, WELCOMENEXT n’accorde aucune garantie de performance supplémentaire au-delà des efforts commercialement raisonnables déployés pour maintenir le Service scormPROXY.

9.- RESPONSABILITÉS

9.1 WELCOMENEXT ne sera pas responsable des pertes de bénéfices ni des dommages résultant de l’utilisation, du fonctionnement ou des performances du logiciel, et ne sera responsable que des actes nécessaires au respect de ses obligations au titre du présent Contrat.

9.2 Indemnisation

• Par WELCOMENEXT : WELCOMENEXT défendra et indemnisera le Client contre tous dommages directs et raisonnables, responsabilités, coûts et dépenses (y compris les honoraires raisonnables d’avocats) résultant de réclamations de tiers alléguant que le Service scormPROXY porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle de ce tiers. Le Client informera rapidement WELCOMENEXT par écrit de toute réclamation, accordera à WELCOMENEXT le contrôle exclusif de la défense et du règlement de celle-ci et coopérera raisonnablement avec WELCOMENEXT.
• Par le Client : Le Client défendra et indemnisera WELCOMENEXT contre tous dommages directs et raisonnables, responsabilités, coûts et dépenses résultant d’une mauvaise utilisation du Service par le Client ou ses utilisateurs, ou de données fournies à WELCOMENEXT, lorsque cette utilisation ou ces données violent le droit applicable ou portent atteinte aux droits de tiers.

9.3 Limitation de responsabilité

• Sauf en cas de (i) violation des obligations de confidentialité ou de protection des données, (ii) obligations d’indemnisation au titre de la Clause 9.2 ou (iii) responsabilité résultant d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave, la responsabilité totale de chaque partie sera limitée aux montants payés (ou dus) par le Client à WELCOMENEXT au titre du présent Contrat au cours des douze (12) mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.
• Pour les cas visés au point (i) ci-dessus, la responsabilité totale de chaque partie sera limitée à un montant égal à deux (2) fois les sommes payées (ou dues) par le Client à WELCOMENEXT au titre du présent Contrat au cours des douze (12) mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.
• Aucune disposition du présent Contrat n’exclura ni ne limitera la responsabilité lorsqu’une telle limitation n’est pas autorisée par le droit applicable.

9.4 Atténuation

Si le Service fait l’objet d’une réclamation pour atteinte à des droits, WELCOMENEXT peut, à son choix et à ses frais, (i) obtenir pour le Client le droit de continuer à utiliser le Service, (ii) remplacer ou modifier le Service afin qu’il ne porte plus atteinte aux droits tout en conservant des fonctionnalités substantiellement équivalentes, ou (iii), si aucune des options (i) ou (ii) n’est commercialement réalisable, résilier les parties concernées du Service et rembourser les frais prépayés correspondant à la période de Service affectée.

10.- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET INDUSTRIELLE

10.1 Les termes et conditions convenus dans le présent Contrat n’impliquent, expressément ou implicitement, aucun transfert des droits de propriété intellectuelle ou industrielle portant sur le Logiciel, ses manuels ou son modèle de données. Les connaissances et le savoir-faire inhérents au Logiciel, ainsi que les connaissances utilisées pour sa configuration, constituent également des informations propres et confidentielles de WELCOMENEXT.

10.2 Le CLIENT sera responsable des dommages réels causés à WELCOMENEXT résultant directement de l’utilisation frauduleuse ou de la copie illicite de programmes ou de ces informations par ses propres employés, et devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que seules les personnes autorisées aient accès à ces informations protégées.

10.3 Le CLIENT doit respecter les mentions de droits d’auteur figurant dans le programme ou dans la documentation d’origine.

10.4 Le CLIENT est responsable de veiller à ce que le contenu stocké sur la plateforme respecte les droits de propriété industrielle et intellectuelle applicables. WELCOMENEXT ne pourra en aucun cas être tenue responsable d’atteintes aux droits de propriété industrielle ou intellectuelle relatives aux matériels, éléments, vidéos, photographies, documents ou à tout autre élément téléversé sur la plateforme par les utilisateurs.

10.5 Le contenu stocké sur la plateforme, ainsi que les droits de propriété industrielle et intellectuelle qui y sont attachés, appartiennent à leurs auteurs respectifs. En conséquence, WELCOMENEXT ne pourra en aucun cas disposer, vendre, louer, transférer ou effectuer tout autre acte de disposition sur les données collectées.

11.- CONFIDENTIALITÉ

11.1. Définition des Informations Confidentielles : Les « Informations Confidentielles » comprennent notamment toute information technique, financière, commerciale ou marketing communiquée par une partie à l’autre, qui est identifiée comme confidentielle ou qui devrait raisonnablement être considérée comme telle compte tenu de sa nature et des circonstances de sa divulgation.

11.2. Exclusions : Les Informations Confidentielles n’incluent pas les informations qui (i) sont ou deviennent publiques sans violation du présent Contrat ; (ii) étaient légalement en possession de la partie réceptrice avant leur divulgation ; (iii) sont légalement divulguées par un tiers sans restriction de confidentialité ; ou (iv) sont développées de manière indépendante par la partie réceptrice sans référence aux informations de la partie divulgatrice.

11.3. Utilisation des Informations Confidentielles : Chaque partie utilisera les Informations Confidentielles de l’autre partie uniquement aux fins d’exécuter ses obligations au titre du présent Contrat. Aucune partie ne divulguera les Informations Confidentielles à un tiers, sauf à ses employés ou sous-traitants autorisés ayant besoin d’en connaître et soumis à des obligations de confidentialité au moins aussi strictes que celles prévues à la présente Clause 11.

11.4. Protection : Chaque partie s’engage à appliquer, pour protéger les Informations Confidentielles de l’autre partie, le même degré de diligence que celui qu’elle applique à ses propres informations confidentielles ou propriétaires, et en aucun cas un degré inférieur à une diligence raisonnable.

11.5. Restitution ou destruction : Sur demande écrite de la partie divulgatrice, ou à la fin du présent Contrat, chaque partie restituera ou détruira sans délai toutes les Informations Confidentielles de l’autre partie et certifiera par écrit cette destruction, sauf lorsque leur conservation est exigée par la loi.

11.6. Recours : Les parties conviennent qu’une violation de la présente Clause 11 peut causer un préjudice irréparable pour lequel des dommages-intérêts pourraient être insuffisants et qu’en cas de violation ou de menace de violation, la partie non défaillante pourra solliciter des mesures injonctives immédiates, en plus de tout autre recours disponible en droit ou en équité.

12.- RESPECT DES LOIS APPLICABLES

WELCOMENEXT et le Client conviennent chacun de respecter l’ensemble des lois et réglementations applicables dans l’exécution de leurs obligations respectives au titre du présent Contrat, y compris notamment les lois relatives à la protection des données, à la lutte contre la corruption et au contrôle des exportations. Aucune partie ne prendra de mesure susceptible de placer l’autre partie en violation du droit applicable.

13.- DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

La langue de rédaction et d’interprétation du présent accord est le français.

Le présent Contrat est interprété conformément au droit espagnol. En cas de litige portant sur tout ou partie du présent Contrat, les parties se soumettent à la compétence des cours et tribunaux de la ville de Madrid (Espagne).

En foi de quoi, les parties comparantes, dans la limite de leurs pouvoirs de représentation, signent le présent Contrat en deux exemplaires, à la date et au lieu indiqués en tête du présent document.